「要点をまとめて説明できない」 「話しているうちに頭がごちゃごちゃになってしまう」 「何を言っているか分からないと言われた」
などなど、うまく説明することができず、悩んでいる方はいませんか？
今回は基本的な要約のコツを紹介します。
まず、上司が外出している間に起きた出来事を報告するとき、こういった説明をしていませんか？
「田中課長、お疲れ様です。さっそくですが、本日、10時頃に○○社のAさんから連絡があり、来週の会議の件についてとおっしゃっていました。○○社でトラブルがあったようで、対応に追われて忙しいため、メールで連絡しておくとのことでした。その後、10時半頃に人事部長から話があると連絡があり、Bさんで話したいことがあるため、戻り次第、連絡をするようにとおっしゃっていました。人事部長から連絡だなんて、Bさんに何かあったんですか？言われてみると、最近お会いしていないような。それと、先ほど□□社のC社長から、注文していた商品が納品されたが、いくつか壊れているとの連絡があり、今日の作業に必要なもののため、すぐに持ってこいとのことで、かなりお怒りになっていました。温厚なイメージだったので、少しびっくりしましたが、課長が外出中であることを伝えました。戻ったらすぐに来いと言っていました。」
働いていると、こういった報告をしてしまう人が一定数いるように思いますが、あなたが課長の立場なら、この報告をどう思いますか？
どう報告すれば分かりやすく伝えることができると思いますか？
伝えたい要件は３つ ① ○○社のAさんから会議の件で電話があったが、不在であったため、再度連絡があること。 ② 人事部長がBさんの件で話があるため、折り返し連絡が必要であること。 ③ □□社への納品物に不備があったため、至急、対応が必要であること。
そして、要約するときのポイントは ・数字や固有名詞は省略しない ・事実と事実以外のこと（意見や感想など） ・ひとつの文を短く（30〜40字程度）
これらを踏まえて、説明してみると
「田中課長、お疲れ様です。外出中に3件連絡がありましたので、報告します。まず、□□社へ納品したテープXが3個ほど破損していたようです。5分ほど前にC社長から連絡があり、至急、持ってくるようにとのことでした。次に、10時頃に○○社のAさんから来週の会議の件で連絡がありました。急ぎではないため、メールで連絡しておくとのことでした。最後に、10時半頃に人事部長から連絡がありました。Bさんの件で話があるため、戻り次第、連絡してほしいとのことです。」
先ほどの説明と比べると、かなりスッキリしましたね。
説明をする順番を①→②→③から、③→①→②に変えましたが、「バットニュース・ファースト（ファスト）」（悪い報告は優先してすぐに伝えること）という言葉があるように、悪い報告から伝える方が良いです。
ただ、上司によっては、悪いことを報告すると、対応策などで頭がいっぱいになってしまい、それ以降の話が右から左に抜けてしまうタイプの人がいるので、上司によっては、悪い報告は最後の方がいい場合もあるかと思います。
すぐに要約力が上がることはないので、 ・数字や固有名詞は省略しない ・事実と事実以外のこと（意見や感想など） ・ひとつの文を短く（30〜40字程度） の３つのポイントを意識して取り組んでみてください。
